RosterixApplication de pointage GPS : comment ça marche et quand votre entreprise en a besoin
Une pointeuse au mur ne fonctionne que si tout le monde commence par la même porte. Pour la plupart des entreprises qui travaillent en créneaux, le téléphone dans la poche fait mieux l'affaire.
En bref
Une application de pointage GPS permet au personnel de commencer et de terminer son créneau depuis son propre téléphone, et enregistre l'heure et la position à ce moment-là. Elle remplace les feuilles de temps papier et les pointeuses murales, et elle est surtout utile quand le personnel travaille sur plusieurs sites, loin d'un site fixe, ou commence quand le manager n'est pas là.
Ce qu'un pointage GPS enregistre vraiment
Le nom fait penser à de la surveillance. En pratique, un pointage bien conçu enregistre quatre choses, une seule fois, au début et à la fin du créneau.
L'heure de pointage
Prise sur le serveur quand l'employé touche Pointer, pas saisie à la main. Fini les arrivées à 9 h 12 arrondies à 9 h 00 sur une feuille de temps papier.
L'endroit où il se trouvait
La position du téléphone au moment du pointage à l'arrivée et au départ, enregistrée avec le relevé d'heures. Vous voyez si quelqu'un a commencé au café ou depuis l'arrêt de bus au bout de la rue.
S'il était en retard
Une bonne app compare le pointage à l'heure de début prévue au planning et vous signale l'écart, pour que vous n'ayez pas à vérifier chaque ligne vous-même.
À quel créneau il correspond
Chaque pointage est rattaché à un créneau publié : les feuilles de temps correspondent au planning au lieu de flotter dans un tableur.
Quelles entreprises ont besoin du pointage GPS
Si vous tenez un seul café et que vous êtes derrière le comptoir tous les matins, vous voyez qui arrive. Le pointage GPS devient rentable quand ce n'est plus le cas.
Du personnel qui travaille loin d'un site fixe
Agents d'entretien, livreurs, équipes événementielles et artisans itinérants. Une pointeuse murale ne peut pas les suivre, leur téléphone si.
Plusieurs sites
Si votre personnel passe d'un café à l'autre ou entre plusieurs boutiques, la position enregistrée à chaque pointage vous indique sur quel site il a réellement commencé.
Des managers qui ne sont pas toujours sur place
Si vous n'êtes pas là à l'ouverture, le pointage GPS répond à la question « l'équipe du matin a-t-elle commencé à l'heure ? » sans passer un coup de fil.
Les litiges de paie
Quand une heure d'arrivée est contestée, un relevé horodaté avec une position est bien plus simple à trancher qu'un souvenir ou un message dans un groupe de discussion.
Comment ça marche dans Rosterix
Le personnel ouvre l'app, voit son créneau et touche Pointer. Le pointage s'ouvre quelques minutes avant l'heure de début prévue et reste ouvert jusqu'à la fin du créneau, uniquement pour les créneaux publiés et affectés à cette personne. Rosterix enregistre l'heure et la position du téléphone, et signale un retard si le pointage a lieu plus de cinq minutes après le début.
Les managers le voient immédiatement dans la vue Active Now : la liste en direct de qui est en service en ce moment. Les relevés d'heures arrivent dans les feuilles de temps, où un manager peut les vérifier, les valider et ajouter des notes.
Pour les postes itinérants, comme les livraisons ou les visites sur site, Rosterix peut aussi partager la position en direct pendant le créneau. Le partage ne fonctionne que pendant ce créneau, s'arrête à sa fin, et un manager peut le mettre en pause. Le personnel d'un site fixe n'est jamais suivi entre le pointage d'arrivée et celui de départ.
Comment le mettre en place sans froisser votre équipe
La plupart des réticences viennent du fait qu'on ne sait pas ce qui est enregistré. Le personnel entend « GPS » et imagine une carte de son week-end. Soyez précis : la position est relevée au pointage d'arrivée et de départ, et rien entre les deux, sauf pour les postes itinérants.
Mettez-le par écrit avant de l'activer. En Australie, les règles de surveillance au travail varient selon l'État, et la Nouvelle-Galles du Sud exige un préavis écrit avant le début du suivi. Une courte note dans votre règlement intérieur ou votre livret d'accueil, plus un message au moment du lancement, suffit pour la plupart des entreprises. En cas de doute, vérifiez les règles de votre État.
Mettez en avant ce que le personnel y gagne. Un pointage horodaté le protège aussi : s'il manque des heures sur sa paie, il a la preuve de son heure d'arrivée. Pour en savoir plus sur les règles de planning, consultez notre guide des règles de planning Fair Work.
Quoi vérifier dans une application de pointage GPS
La position seulement quand c'est utile
Relever la position au pointage d'arrivée et de départ suffit à la plupart des entreprises. Le suivi continu doit être réservé aux postes itinérants, et seulement pendant leur créneau.
Un pointage lié au planning
Le personnel ne doit pouvoir pointer que sur ses propres créneaux publiés. Sinon, vous avez des relevés isolés à nettoyer avant chaque paie.
Des retards signalés sans calcul
L'app doit comparer le pointage à l'heure de début prévue et signaler les retards à votre place.
La validation par le manager
Vous devez pouvoir vérifier et valider les relevés d'heures, et ajouter une note quand quelque chose mérite une explication.
Fonctionne sur les téléphones du personnel
Pas de borne, pas de tablette à l'entrée, pas de matériel en plus. Le personnel pointe depuis la même app que celle où il consulte le planning.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une application de pointage GPS ?
Une application de pointage GPS permet au personnel de commencer son créneau depuis son propre téléphone. Quand il touche Pointer, l'app enregistre l'heure et la position du téléphone : le manager voit qui a commencé, quand et où, sans pointeuse au mur.
Le pointage GPS suit-il le personnel toute la journée ?
Pas forcément. Beaucoup d'apps, dont Rosterix, ne relèvent la position qu'au moment où quelqu'un pointe à l'arrivée ou au départ. Rosterix ne partage la position en direct que pendant les créneaux sur un poste itinérant, comme les livraisons ou les visites sur site, et s'arrête à la fin du créneau.
Le pointage GPS est-il légal en Australie ?
En général oui, mais les règles varient selon l'État. La Nouvelle-Galles du Sud oblige les employeurs à donner un préavis écrit avant le début de toute surveillance par géolocalisation, et les autres États ont leurs propres règles sur la surveillance au travail ou la vie privée. Dites au personnel ce qui est enregistré et pourquoi, mettez-le par écrit et vérifiez les règles de votre État.
Le personnel peut-il pointer avant le début de son créneau ?
Dans Rosterix, le personnel peut pointer à partir de quelques minutes avant l'heure de début prévue et jusqu'à la fin du créneau, uniquement pour les créneaux qui lui sont affectés et qui sont publiés. Tout pointage plus de cinq minutes après le début est signalé comme un retard.
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