RosterixComment créer le planning hebdomadaire d'un café ou coffee shop
Un guide étape par étape pour les gérants et managers de café, de l'analyse de vos besoins en personnel jusqu'au planning entre les mains de votre équipe.
En bref
Créez votre planning dans cet ordre : d'abord les besoins en personnel, puis les disponibilités, puis l'attribution des postes, puis la vérification des trous, puis la publication, au moins 7 jours avant le début de la semaine. La plupart des problèmes de planning dans un café viennent d'étapes faites dans le mauvais ordre ou d'une vérification des trous oubliée.
Avant de commencer : ce qu'il faut savoir
Vos horaires d'ouverture
Y compris les changements de la semaine : jours fériés, réservations privées, fermetures anticipées
Vos postes
Barista, salle, cuisine, responsable : tous les rôles nécessaires au service
Les disponibilités du personnel
Qui est disponible, qui a demandé un congé et qui a des contraintes fixes
Les trous de la semaine dernière
Où vous étiez en sous-effectif ou en sureffectif, et pourquoi
La méthode en 5 étapes
Définissez vos besoins en personnel par heure et par jour
Avant d'ajouter un seul nom au planning, déterminez combien de personnes il vous faut à chaque poste pour chaque heure d'ouverture. Ne devinez pas. Reprenez vos chiffres de ventes ou de fréquentation des 4 dernières semaines et repérez les pics.
- Le samedi de 8 h à 11 h demande en général 40 à 60 % de personnel en plus qu'un mardi normal
- Prévoyez le rush du café (en général 30 minutes avant et après les heures de trajet domicile-travail)
- Jours fériés : fermez plus tôt ou renforcez l'équipe. Ne gardez pas l'effectif habituel en croisant les doigts
- Tenez compte du chevauchement entre la fin d'un créneau et le début du suivant (c'est souvent là que les trous apparaissent)
Partez du nombre de personnes nécessaires, puis placez les noms dans les créneaux. La plupart des gérants de café font l'inverse et se retrouvent en sureffectif les jours calmes ou débordés les jours de pointe.
Listez le personnel disponible et ses contraintes
Avant de remplir les créneaux, sachez qui est disponible. Un planning créé sans vérifier les disponibilités, c'est un planning qui fait sonner le téléphone dès mardi.
- Notez qui a des disponibilités fixes (par exemple les étudiants avec leurs jours de cours)
- Notez qui est soumis aux durées minimales de travail de Fair Work (occasionnels : 2 heures minimum par créneau)
- Signalez le personnel qui ne peut pas enchaîner deux créneaux avec moins de 8 heures entre les deux
- Si quelqu'un a demandé un congé ou un échange, vérifiez qu'il est validé avant de construire le planning autour
Tenez un registre des disponibilités, même une simple note pour chaque employé. Mettez-le à jour quand elles changent. Rien que ça supprime au moins la moitié des messages « je ne pourrai pas venir » en milieu de semaine.
Affectez le personnel à des postes, pas seulement à des jours
Un planning qui indique « Sarah, samedi » est incomplet. Un planning qui indique « Sarah, samedi 8 h à 14 h, bar » est opérationnel.
- Barista au comptoir espresso : un par machine, avec un second en renfort pendant le rush
- Salle (service en salle) : une personne pour 15 à 20 couverts assis, au moins une en permanence
- Cuisine : selon votre offre de restauration, au moins une personne chargée de la préparation et du dressage pendant le service
- Manager de service : désignez quelqu'un clairement. Ne laissez pas ce rôle à « celui qui a le plus d'expérience ce jour-là »
Attribuer les postes protège votre qualité. Un excellent barista n'est pas forcément à l'aise en salle. Le placer au mauvais poste vous coûte plus cher qu'un manque de personnel.
Repérez et comblez les trous avant de publier
Relisez votre brouillon de planning avant de publier et cherchez les trous. Un trou repéré avant la publication se règle à tête reposée. Un trou découvert le matin même, c'est la crise.
- Vérifiez chaque période de pointe, pas seulement le mardi : samedi matin, vendredi midi et toutes les réservations
- Repérez les créneaux où une seule personne est prévue à un poste. Si elle est absente, personne ne la remplace
- Vérifiez qu'aucun employé n'enchaîne des créneaux avec trop peu de repos
- Utilisez les créneaux libres pour les trous que vous ne pouvez pas combler tout de suite : publiez-les et laissez le personnel les prendre
Publiez et communiquez, au moins 7 jours avant
Une fois le planning finalisé, publiez-le pour votre équipe au moins 7 jours à l'avance. Selon le Hospitality Industry (General) Award, c'est le délai de prévenance légal minimum pour modifier un planning, et c'est aussi le minimum dont votre personnel a besoin pour organiser sa semaine.
- Publiez en ligne via une app de planning : le personnel reçoit tout de suite une notification et peut consulter ses créneaux à tout moment
- Ne comptez pas sur un message dans un groupe ou une note épinglée en salle de pause comme moyen principal de prévenir
- Si un créneau change après la publication, prévenez tout de suite le personnel concerné et gardez une trace du moment où vous l'avez fait
- Rappelez au personnel de consulter le planning quand vous faites des changements. Ne partez pas du principe qu'une notification suffit
Publier via une app dédiée crée une trace horodatée de la date de diffusion du planning et de la notification du personnel, ce qui compte en cas de litige avec Fair Work.
Repères d'effectif pour un café
5 erreurs de planning courantes, et comment les corriger
✗ Construire le planning selon qui est disponible plutôt que selon vos besoins
Solution : Partez de vos besoins en personnel. Placez les gens dans les créneaux. Si un créneau reste vide, publiez un créneau libre ou envisagez d'ajuster vos horaires d'ouverture. N'espérez pas que ça s'arrange tout seul.
✗ Ne publier le planning que 2 à 3 jours avant le début de la semaine
Solution : Publiez 7 jours à l'avance. Les plannings de dernière minute entraînent des désistements, des absences et, si vous relevez d'un modern award, de possibles manquements à la réglementation.
✗ Confier tous les créneaux difficiles aux mêmes employés fiables
Solution : Épuiser vos meilleurs éléments fait fuir le personnel. Répartissez équitablement les créneaux difficiles et récompensez la flexibilité par des créneaux préférés au fil du temps.
✗ N'avoir aucun plan pour une absence de dernière minute
Solution : Publiez des créneaux libres dans votre app de planning dès qu'un trou apparaît. Sans système pour ça, une absence le samedi matin devient une urgence où tout le monde doit mettre la main à la pâte.
✗ Aucune trace de qui était prévu et de quand il a été prévenu
Solution : Une app de planning crée cette trace automatiquement. Un message dans un groupe ou un planning papier, non.
Questions fréquentes
Combien de temps à l'avance un café doit-il publier son planning ?
Au moins 7 jours à l'avance. Selon le Hospitality Industry (General) Award, l'employeur doit prévenir au moins 7 jours avant de modifier un planning existant. Publier les plannings hebdomadaires 7 à 14 jours à l'avance respecte cette obligation et laisse au personnel le temps d'organiser sa vie personnelle.
Comment gérer les absences de dernière minute dans un café ?
Publiez le trou comme créneau libre dans votre app de planning. Le personnel disponible peut le prendre en un geste. C'est plus rapide et moins chaotique que d'appeler tout le monde ou de poster dans un groupe de discussion. Des apps comme Rosterix préviennent instantanément tout le personnel concerné, et le premier à le prendre obtient le créneau.
Quels postes faut-il faire figurer sur le planning d'un café ?
Les postes courants à planifier dans un café sont barista, salle (service en salle), cuisine, et responsable ou manager de service. Indiquer le poste sur chaque créneau (pas seulement le nom) garantit que les bonnes compétences sont toujours présentes et montre tout de suite si un poste essentiel n'est pas couvert.
Combien d'employés faut-il par créneau dans un café ?
En règle générale, pour un café de centre-ville très fréquenté, comptez un barista pour 40 à 60 couverts par heure, plus une personne en salle pour 15 à 20 couverts assis. Un café de quartier plus calme peut tourner avec un barista et une personne en salle en semaine. Les périodes de pointe (samedi matin, jours fériés) demandent en général 30 à 50 % de personnel en plus qu'un jour de semaine normal.
Quelle est la meilleure app pour créer le planning d'un café ?
Rosterix est conçu pour les cafés et la restauration. Il est gratuit pour commencer, se configure en moins de 2 minutes et permet aux managers d'attribuer un poste à chaque créneau, de publier pour toute l'équipe en un geste et de combler les trous de dernière minute grâce aux créneaux libres. Sans carte bancaire.
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